Título: Llevar a cabo reuniones eficaces puede ser más fácil de lo que piensas!

autor: Adele Sommers

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date_saved :2007-07-25 12:30:06

categoría: business_and_finance

Articulo

Estoy seguro de que usted ha experimentado las típicas reuniones "dolor de cabeza"! Usted sabe la clase que estoy hablando - aquellos en los que los protagonistas va a llegar tarde, no se sabe exactamente por qué la reunión fue convocada, y no hay un solo programa a la vista. Todo el mundo está sentado ahí preguntándose, "¿Será esto últimos 20 minutos o vamos a estar aquí todo el día?" Es imposible decir!

Entonces, una vez que la reunión finalmente se fuera de la tierra, comienza el caos real. Por

Usted puede escuchar algunas personas yak incesantemente al margen, o una o dos personas podría saltar en una tribuna y dominar la discusión.

Los temas de la reunión pueden rebotar de ida y vuelta tantas veces que no se puede realizar un seguimiento de lo que se está discutiendo actualmente.

Si una decisión de los resultados, no se sabe si fue jamás registrado, o incluso si alguien accedió a ella.

Para contrarrestar estos problemas de frustración, este artículo revela cuatro técnicas para el funcionamiento de grandes reuniones y el seguimiento después.

En primer lugar, ¿Qué tan grande es el problema?

¿Cuáles son las consecuencias de la celebración de las reuniones ineficaces? Las reuniones celebradas por las razones equivocadas, que no implican a los participantes adecuados, o que no utilizan un proceso de reunión disciplinada puede perder el tiempo, recursos y dinero de la empresa.

No sólo tienen el potencial de hacer que los participantes se sienten perpetuamente frustrado e improductivo, también son una carga financiera. Sólo en el área de costos, ¿alguna vez has tratado de calcular el gasto de mantener siquiera una sola reunión improductiva?

Si se multiplica el número de personas que se sientan en una habitación por una tarifa por hora promedio, y agregar el costo de beneficios a los empleados (overhead), verá lo que quiero decir. Y ese es el costo promedio de una celebración de una sola reunión, sin incluir los gastos de viajes relacionados con cualquiera, la comida, o el equipo.

Puede multiplicar esa cifra en toda la empresa para estimar el costo de las reuniones celebradas por mes y por año. Como se puede imaginar, la celebración de reuniones, especialmente los improductivos, puede ser una propuesta costosa!

¿Cómo se puede convertir sus reuniones en todo?

En contraste con las caóticas y encuentros imprevistos, en las reuniones bien dirigidas, los participantes colaboran para producir un resultado valioso. También dejan la sensación reunión que su tiempo estaba muy bien gastado. Realizar cambios simples a los protocolos de las reuniones de funcionamiento se puede cambiar la dinámica en un modo muy eficaz. Para obtener excelentes resultados, intente lo siguiente:

1. Asegúrese de que realmente necesita una reunión antes de programar él.

Respetar los horarios ocupados de sus colegas. No programe una reunión a menos que:

Usted realmente necesita la cooperación de varias personas a la vez.

Los asistentes deben contribuir o serán afectados por una decisión vital.

¿Quieres que varias personas puedan escuchar y responder a lo que otros tienen que decir.

2. Envíe una convocatoria y orden del día con antelación.

Dé a sus asistentes un montón de anticipación - por ejemplo, al menos una semana. Ten en cuenta también si alguno de sus invitados es probable que no esté disponible en esa fecha. Si es así, es posible que desee aplazar la reunión o solicitar suplentes.

Asegúrese de que su convocatoria incluye toda la información importante: Incluir el 1) fecha de la reunión, 2) de inicio y finalización, 3) el propósito, 4) los asistentes, 5) la ubicación con las direcciones o instrucciones de acceso, y 6) el orden del día propuesto. De esta manera, todo el mundo sabrá exactamente qué esperar, qué hacer, cuál es su compromiso de tiempo es, y lo que está en él para ellos!

3. Llevar a cabo la reunión con buenas técnicas de facilitación.

Estas son algunas de las técnicas más eficaces facilitadores profesionales utilizan:

Comience a tiempo, no recompensar a los recién llegados por la espera de ellos.

Decidir sobre los tiempos para cada tema y se adhieren a ellos.

Siga el orden del día, evitar saltando alrededor.

Desalentar discusiones secundarios.

Establezca una regla de "no interrumpir".

Stop, repetir y aclarar los puntos de la gente está haciendo.

Prueba para el cierre antes de pasar al siguiente punto del orden del día.

Decisiones de registro, elementos de acción y fechas de vencimiento para cada tema.

Resumir las principales decisiones y elementos de acción antes del cierre.

Terminar a tiempo.

4. Seguimiento después con resúmenes y puntos de acción.

Después de haber completado todo ese trabajo duro, usted puede evitar tener ideas y decisiones de cada uno, simplemente se desvanecen porque nadie envió un buen resumen o molestado en seguir la pactada asignaciones.

Un resumen no tiene por qué ser de lujo o muy detallada para ser eficaz, pero debe contener suficiente sustancia para informar a las personas que no estaban allí, por ejemplo. El resumen debe incluir 1) cada tema, 2) los puntos clave de cada tema de discusión, 3) Todas las decisiones tomadas, y 4) los elementos de acción y fechas de vencimiento. Al final, puede incluir 5) del orden del día de la próxima reunión propuesta, 6) la fecha y la hora, y 7) la ubicación, si se conoce.

Con un poco de ajuste, usted puede convertir sus reuniones de ladrones de lucro en impulsores de lucro. El proceso va a transformar la calidad de las colaboraciones del grupo y dar nueva vida a la moral y la productividad!

Copyright 2005 Adele Sommers